Si no está en la agenda, no se hará

Una frase: “Si no está en la agenda, no se hará”. Otra: “Si no está en la agenda, no existe”. Hay muchas más en esa misma línea, y aunque las he leído y oído en distintas variantes desde hace mucho tiempo, parece que últimamente están cobrando una nueva vida.

¿Gestionas tus próximas acciones en tu calendario?

En la mayoría de las ocasiones, si tratas de profundizar sobre estas frases, vienen dadas justificaciones breves del tipo “A mí esas interminables listas de tareas no me funcionan”, “Yo funciono así”, “Es el modo que encaja conmigo”.

En ningún caso mi intención es herir sensibilidades, pero la idea que representan estas frases es absurda, no tiene base y no es sinó la consecuencia de nuestra reticencia al aprendizaje y al cambio.

En todas ellas, siempre, aparece un componente para mí, a mí, en mi caso, etc. Sin embargo, nunca aportan un componente racional que justifique lo que se está enunciando de un modo más general, universal, o basado en cualquier tipo de estudio o hecho más o menos probado. Ni siquiera lógico, desde el punto de vista de la racionalidad más básica.

Si estás abierto/a al debate interior, te propondré algo. Mi intención no es convencerte de nada, simplemente hacerte pensar. Expondré mi punto de vista y podrás evaluar qué camino crees que, hablando desde el punto de vista de la eficiencia, es el mejor. Recuerda que nuestra capacidad de avanzar y adaptarnos al medio en que nos encontramos es una de las mayores virtudes que nos ha regalado la vida, no hay un modo más primitivo de estancarse que hacer las cosas de un modo porque siempre lo he hecho así. En nuestro mundo las circunstancias cambian, y hacer algo porque siempre lo has hecho así es cuasi sinónimo de hacer algo mal porque el entorno cambia y tu no te adaptas a el.

Veamos el cómo se organiza a grosso modo a través de su calendario una persona que utiliza este medio en exclusiva (y me basaré en ejemplos reales que he conocido de primera o segunda mano):

• Si hay que hacer algo, se le asigna una fecha y hora y se introduce en el calendario.
• Se bloquea tiempo libre en el calendario, porque de lo contrario todas las demás cosas que lleves allí se lo comerán.
• Se reservan bloques libres en el calendario para meter “cosas” que pueden llegar con caracter prioritario y que, de otro modo, no podrías meter por tener todo tu tiempo agendado.
• Si llega a tus manos algo prioritario y ya no dispones de bloques libres con en el espacio de tiempo que esa “urgencia” o “prioridad” reclama, mueves otras “cosas” para más adelante para hacerle sitio, o incluso “sacrificas” parte de tus bloques libres para darle cabida.
• Si se da un imprevisto, lo que quede por hacer deberás moverlo a otros bloques en el futuro. A su vez, si era algo “prioritario” y no tienes bloques en los próximos días, deberás mover a más adelante “otras cosas” para hacer hueco a estas.
• Si tienes que registrar algo a futuro pero sin una fecha definida, le pones una fecha figurada y lo introduces para dejar constancia (ya lo moverás cuando llegue el momento).
• Se puede continuar, siempre en la misma dinámica, teniendo en cuenta todas las alteraciones que el entorno manifieste y sus consecuencias sobre tus compromisos planificados.

¿Ves algo común a todas o casi todas las reglas de actuación?

Exacto. Mover “cosas” de un lado a otro con increíble regularidad (gestión ineficiente, inversión de tiempo sin retorno de valor).

Exacto. Planificación sin definición real, fechas figuradas (gestión ineficiente, inversión de tiempo sin retorno de valor).

Exacto. No hay difenciación entre lo que realmente se debe hacer en una fecha, y lo que tu has elegido hacer pero no supone un compromiso cerrado (Inexactidud de datos, nuestro cerebro debe en todo momento trabajar para discernir estos aspectos; es decir, debe trabajar para algo que no debiera).

Hay muchas más reglas de actuación en función a lo complicado de tu sistema, y hay muchas más consecuencias negativas de ese modo de trabajar.

¿Hay soluciones basando tu sistema en un calendario? Claro, las hay, de nuevo trabajando más aún para simular que no trabajas sobre un calendario. Es decir, trabajas para complicarlo y luego trabajas más aún para minimizar el impacto de esa complicación.

Y llegados a este punto, creo que la pregunta lógica que podría formularse es: ¿No crees que sería más sencillo llevar a tu calendario los compromisos que se deben hacer en ese día y hora concretos y relacionar el resto de tus compromisos en un sistema de lista/s sin fechas? Al menos yo, no consigo encontrar más diferencias que el hecho de no tener que estar estableciendo planificaciones irreales, no tener que estar moviendo “cosas” de un lado para otro y no sufrir el estrés que supone no cumplir con los compromisos que te has auto-impuesto sin contar con un entorno que cambia a suma velocidad. Es decir, sería mucho más eficiente y menos traumático.

Lo que he llegado a observar con el paso del tiempo en algunas personas, es que el hecho de tenerlo todo en su calendario les obliga, les impone o les aporta un grado extra de compromiso con lo que allí alojan.

Si esto ocurre, es porque de un modo más o menos consciente su cerebro asimila que lo que hay en el calendario debe hacerse (algo cierto por otra parte), mientras que lo que alojan en listas al margen del mismo lo postergan irremediablemente (Aún disponiendo de tiempo, porque si solo agendas lo que realmente debe ser agendado deberías disponer de tiempo sobrante). ¿No crees que este hecho es fruto de un aprendizaje primitivo no vigente en nuestros días?

Aquí entra en juego nuestra capacidad para adaptarnos al medio, para cambiar creencias que ya no son ciertas y para buscar soluciones a problemas reales y actuales. La gestión del tiempo ya no es un modelo válido.

“El tiempo de reflexión es una economía de tiempo” — Publio Siro

El tiempo es el mismo para todos, pero de nosotros depende el cómo y en qué lo invertimos. ¿Tu crees que hacerlo moviendo bloques de trabajo de unas fechas a otras, buscándoles hueco, o pensando en fechas figuradas sobre las que alojar tus compromisos es un modo eficiente de auto-gestionarte? ¿Es ese malgaste de energía sin valor de retorno lo que merece tu dedicación?

La versión original de este artículo está aquí.