¿Quieres utilizar Things3 para aplicar GTD?

Aunque desde diversas fuentes siempre se ha insistido en que para aplicar GTD cualquiera de los gestores de tareas disponibles en el mercado cumplirían nuestras espectativas (o casi cualquiera), la tendencia generalizada es a invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en la elección del gestor perfecto, retrasando el estudio sobre el método y la práctica con la interiorización de hábitos que sí son los propósitos en los que debiéramos enfocar nuestro aprendizaje.

Lamentablemente los buenos consejos suelen quedarse al margen, y en mayor o menor medida todos (o la gran mayoría de nosotros) continuamos “pecando” en este sentido.

Como esto es un hecho que se confirma día a día, en esta entrada trataré, en primer lugar, de introducir Things3 y dar un vistazo rápido a cómo luce y que opciones puede ofrecernos desde el aspecto funcional y operativo de la propia aplicación, y a continuación el cómo puede aplicarse la metodología (bajo mi punto de vista) con ella, esperando poder aportaros la claridad necesaria para tachar esa búsqueda y enfocaros en lo realmente importante.

No quisiera comenzar sin aportar un enlace realmente interesante, y es el análisis que Jesús Serrano Dúcar ha publicado en su blog en su búsqueda para encontrar la herramienta ideal para construir, aprender y utilizar GTD.

Un complemento perfecto para quien estudia elegir Things3 como compañero de viaje.

Things3 ha sido lanzada en Mayo 2.017. Ganadora de un Apple Design Award.

La aplicación. ¿Qué estructura nos ofrece Things3?

En su reciente renovación a su versión 3, Things ha introducido varios cambios importantes frente a la versión 2 que nos acompañó durante varios años. Cambios importantes a nivel estético, pero también varios a nivel funcional.

Para los indecisos que tratan de establecer comparativas entre aplicaciones, yo categorizaría Things3 como una aplicación para usuarios de plataformas Mac/iOS (esto es evidente, ya que trabaja en exclusiva bajo estas plataformas) que no precisen de trabajo colaborativo a través de la propia aplicación (como por ejemplo ofrece Todoist). Se trata de un gestor personal con una curva de aprendizaje leve, al contrario de otras aplicaciones que ofrecen más opciones de configuración o uso (como OmniFocus) pero con una curva de adaptación más profunda.

Dado que entiendo que para un anterior usuario de la aplicación los cambios en la nueva versión no serán de tanta relevancia como para precisar un nuevo aprendizaje, me centraré en introducirla a un nivel básico/medio hacia el nuevo usuario, el que nunca la ha utilizado y está barajando la posibilidad, o comenzando ya en este momento a hacerlo.

Me centraré además en la versión para Mac, aunque todos (o casi todos) los aspectos que veremos tienen su equivalente en la versión para iOS (esto nos llevaría a profundizar en exceso en los aspectos de uso de la aplicación, que no es el fin que persigo con esta entrada). Si deseas probar el funcionamiento de la aplicación de primera mano, aquí puedes descargar la versión de evaluación para Mac desde la web de los desarrolladores, válida para un uso sin restricciones durante 15 días.

Vista principal vacía de Things3

De un primer vistazo, podéis apreciar las diversas vistas predefinidas que incorpora Things3:

• Entrada: El equivalente al buzón o bandeja de entrada.
• Hoy: En esta vista aparecerán todas las acciones o proyectos cuya fecha de inicio o fecha límite esté estipulada para el día presente.
• Programadas: Esta vista funciona como archivo de seguimiento, ordenando por fecha todas las acciones o proyectos con fecha de inicio o fecha límite futura.
• En cualquier momento: Esta vista albergará todas las acciones sin una fecha definida, el lugar ideal para depositar tus próximas acciones.
• Algún día: En esta vista podrás visualizar todas las acciones o proyectos que hayas marcado con la opción “Algún día” en el menú de fechas.
• Registro: Un registro ordenado por fecha de todas tus acciones y proyectos completados.
• Papelera: En este contenedor se alojará todo el material que hayas descartado o borrado. Solo aparece si no está vacía, de lo contrario no se muestra.
• En el espacio inferior a las secciones ennumeradas, aparecerán tus proyectos y/o áreas cuando los hayas creado.

Acciones, proyectos y áreas de nuestro sistema GTD en Things3

En Things podremos estructurar nuestros datos a través de acciones, proyectos, etiquetas (contextos) y áreas.

Vista de menú de acción

Cada “cosa” que llevemos a nuestra bandeja de entrada podrá ser dotada de diversa información cuando nos decidamos a procesar y organizar nuestro buzón.

Como podéis ver en la imagen, dentro de cada ítem disponemos de submenús para añadir:

• Notas: Notas adjuntas a la acción, podremos aprovechar este espacio para añadir también enlaces como material de referencia (a algún lugar de la web, o a archivos o directorios que alojemos en nuestro ordenador o en la nube)
• Cuándo: Este campo es para introducir la fecha de inicio. Podremos dejarlo en blanco si se trata de una acción que queremos tener disponible desde ya, o ponerle una fecha futura si aún no podemos tomar acción. Se ve representada por un pequeño icono con un calendario, y al hacer click sobre el mismo se despliega un pop-up que nos permite elegir fechas concretas o la temporalidad indefinida de “Algún día”. También es posible definir fechas repetitivas, para que las acciones se activen a intervalos regulares de tiempo (no profundizaré en este aspecto para no alargarme en exceso en este apartado, si te es de interés la propia ayuda de la aplicación podrá guiarte en este sentido).
• Etiquetas: A través de este campo podremos añadir etiquetas a la acción. Es el campo idóneo para añadir nuestro contexto y poder posteriormente filtrar por el mismo. Se ve representada por un pequeño icono con una etiqueta.
• Lista de verificación: Así es, Things3 permite añadir dentro de una acción una lista de verificación o checklist. Puede ser útil para cosas concretas, pero que esta opción no te lleve a error; en GTD cualquier resultado que requiera de más de una acción es un proyecto, así que trata de no hacer un uso inapropiado de esta opción. Cuando sea pertinente, crea tu proyecto y las acciones correspondientes. Se ve representada por un pequeño icono con un checklist. En la imagen inferior, cómo luce en Things3 para Mac.
• Plazo: Con esta palabra quizá no muy afortunada, la aplicación se refiere a tu fecha límite. Se ve representada por un pequeño icono con una bandera, y su comportamiento al momento de hacer click es similar al de la sección Cuándo.

Vista de lista de verificación en el interior de una acción

Con estas opciones disponibles, podremos categorizar nuestras acciones de un modo muy completo. Podremos indicarle al sistema cuándo queremos o debemos activar una acción, cual es su fecha límite objetiva, e incluso añadir información relevante por medio de notas, enlaces o un pequeño checklist interno.

Vista de proyecto con acciones y encabezados, y menú emergente de proyecto activo

Los proyectos son el modo de agrupar acciones en Things3 (aunque como veremos a continuación, las acciones también pueden estar bajo un área, sin un proyecto definido).

Una vez hemos creado alguno, al hacer click sobre los tres puntos a la derecha de su nombre accederemos al menú contextual (imagen superior) que nos permite realizar las siguientes acciones:

• Finalizar proyecto: Se da por finalizado y pasa a nuestra vista de Registro.
• Cuándo: Del mismo que en las acciones individuales, podremos añadir una fecha de inicio.
• Añadir etiquetas: Con el fín que su nombre indica.
• Añadir plazo: de nuevo lo mismo que en acciones individuales, podremos añadir una fecha de finalización objetiva.
• Trasladar: Nos permite mover el proyecto a otro área de nuestro sistema (o fuera de cualquiera de ellas). Esto también podremos hacerlo “pinchando” sobre el proyecto en la lista lateral izquierda y arrastrándolo al destino que deseemos.
• Repetir: Nos aporta opciones de repetición para, por ejemplo, proyectos de caracter regular que llevemos a cabo cada mes, cada trimestre, etc.
• Duplicar proyecto: Como su nombre indica, lo duplica. Útil para utilizar, por ejemplo, un proyecto a modo de plantilla.
• Eliminar proyecto: Elimina nuestro proyecto, lo envía a la papelera.
• Compartir: Opciones de compartición del sistema macOS, para enviar a otras aplicaciones, etc.

Haciendo uso de estas opciones tendremos total libertad para trasladar un proyecto de un área a otro, darlos por finalizados, o añadirles fechas de inicio o fín objetivo.

Dentro de los proyectos también podremos crear lo que Things3 llama encabezamientos, y que no son más que subsecciones para categorizar mejor las acciones que contengan.

Vista de menú de área, con varias áreas de ejemplo creadas en Things3

En Things3 también podremos crear áreas de responsabilidad o enfoque.

Los usuarios familiarizados con la metodología tendrán más o menos claras cuáles son estas áreas en su caso particular. A los no iniciados les invito a descubrirlo. Ejemplos de estas áreas pueden ser personal o individual, familia, trabajo, crecimiento personal, salud, etc.

Las áreas por tanto son un modo de categorizar (con fines más allá de la propia categorización en sí, pero este es tema suficiente para otra entrada) nuestras acciones y proyectos.

Con Things3 podremos crearlas y accediendo a su menú particular solo tendremos las opciones de añadirles una etiqueta, o borrarlas (imagen superior).

Accediendo a cada una de tus áreas, Things3 te presentará la información en el siguiente orden: los proyectos activos pertenecientes a dicho área primero, a continuación las acciones activas, posteriormente las acciones o proyectos programados (archivo de seguimiento) y finalmente las acciones/proyectos categorizados como “Algún día” dentro de ese área concreta.

Otros aspectos. Opciones de configuración de Things3.

Dado que este no pretende en principio ser un manual de uso de Things3 en detalle, ennumeraremos las distintas opciones de configuración de la aplicación sin profundizar en exceso en cada una de ellas, pero sí para poder ofrecer una perspectiva al usuario que aún no la ha probado de hasta donde puede llegar o no su nivel de configurabilidad.

Vista del menú Preferencias en Things3

Bajo el menú Preferencias dispondremos de las siguientes opciones:

• General: Bajo este submenú podremos indicarle al software cuándo deseamos que las acciones o proyectos completados se trasladen al registro (inmediatamente, diariamente, o cuando lo hagamos manualmente), personalizar las notificaciones en el icono del Dock de la aplicación, indicarle si queremos que las acciones que aparezcan en la vista Hoy se agrupen por áreas o proyectos, y otras opciones de personalización.
• Things Cloud: Things Cloud es el método de sincronización en la nube que los propios desarrolladores nos ofrecen. Si deseas que tu sistema se sincronice entre diferentes dispositivos deberás crear una cuenta e iniciar sesión en todos ellos.
• Entrada rápida: Things3 nos propone dos métodos de entrada rápida. La primera es el método sencillo; indicándole el atajo de teclado que deseemos utilizar (o utilizando el que viene por defecto) podremos añadir acciones desde cualquier parte de nuestro sistema. La segunda es algo más completa y también más útil en ocasiones; para ponerla en funcionamiento precisaremos primero descargar un pequeño script de la página de los desarrolladores y que puedes encontrar aquí. Cuando este tipo de entrada está activado, podremos invocarla con texto seleccionado, un email, o incluso un archivo, y Things3 activará la entrada rápida pero con un enlace a esa selección ya relleno en las notas de la acción. Muy útil para, por ejemplo, disponer de un enlace de vuelta a un correo electrónico o una dirección web cuando deseamos recopilar información.
• Eventos de calendario: Things3 nos permite sincronizar nuestros calendarios para darnos una vista reducida de los eventos del día en nuestras vistas Hoy y Programadas.
• Recordatorios: La aplicación nos permite también importar recordatorios desde una lista concreta que podremos elegir en este apartado.

Bajo el resto de menús de la barra superior de navegación, disponemos de otras opciones.

• Archivo: Bajo este menú disponemos de accesos para crear acciones, proyectos, áreas, forzar actualización con Things Cloud, abrir una nueva ventana de Things3 y otras opciones.
• Edición: Opciones para deshacer, seleccionar, etc.
• Visualización: Accesos para ir a vistas predeterminadas, elegir cuántas acciones de las restantes en un proyecto o área deseamos ver en las vistas predeterminadas, u opciones relacionadas con las barras de herramientas.
• Elementos: Varios accesos rápidos a las acciones más comunes (si hay algún ítem seleccionado).
• Ventana: Opciones de zoom o de pantalla. Incluye acceso a un pop-up que muestra nuestras etiquetas y nos permite añadir/editar/eliminar, y podrás ordenarlas en el orden que estimes e incluso anidar unas dentro de otras.
• Ayuda: Como su nombre indica, acceso al sistema de ayuda de la aplicación.

¿Cómo utilizar Things3 de un modo acorde a los principios de GTD?

Tras un breve repaso a la mayoría de opciones que puede ofrecernos la aplicación, entramos en materia sobre lo que es en definitiva el objeto de esta entrada, ¿Cómo puedo organizar, configurar y utilizar Things3 de un modo acorde a los principios que propone GTD?

Pop-up de entrada rápida en Things3

En primer lugar, puedes hacer uso de los dos tipos de entrada rápida (imagen superior) que ofrece Things y que hemos visto en la sección de opciones de configuración.

Este tipo de entrada rápida puedes lanzarlo desde cualquier punto del sistema para recopilar de un modo rápido cualquier “cosa” que desees y llevarla a tu bandeja de entrada.

Creación de áreas y proyectos en Things3

En segundo lugar y previo a que acometas el primer procesado de tu bandeja, deberías establecer la estructura de áreas de responsabilidad y/o enfoque que se ajuste a tus necesidades, creando contenedores válidos para ti (imagen superior).

Estas áreas te serán útiles a la hora de revisar los avances que has hecho en cada una de ellas más adelante, o a la hora de activar más o menos próximas acciones en función al procentaje de interés que cada una de ellas supone en tu vida.

Ventana de etiquetas/contextos en Things3

Aún resta un paso antes de poder comenzar a procesar tu bandeja, y es definir tus contextos. Como hemos visto, desde el menú Ventana de la barra superior puedes acceder a un pop-up (imagen superior) que te mostrará tu lista actual de etiquetas (en este momento seguramente vacía). Es el momento de crear los contextos que tengan sentido para ti. Por poner algunos ejemplos, alguno de ellos podría ser de situación (Casa, Oficina, etc.), otros de herramientas (Ordenador, Email, Teléfono) y otros de personas o colectivos con quienes colaborarás o sobre quienes delegarás acciones (Pepe, Jefe, Dpto. de Marketing, etc.).

En Things, podrás dotar de más de un contexto o etiqueta a cada acción o proyecto, algo que podría serte útil en algunos casos, si bien seguramente no te sea necesario en la mayoría de ocasiones.

Menú contextual de acción en Things3

Ahora, con tus áreas y contextos creados, ya podrás comenzar a procesar y organizar todo el material que se encuentra en tu bandeja de entrada.

Si sigues el funcional cuadro-resumen que acompaña al libro Organízate con eficacia de David Allen (y que te recomiendo que te imprimas y tengas a mano para acompañarte en tu fase inicial de adaptación al método), podrás ir tomando acción sobre cada elemento de tu bandeja dando respuesta a cada una de las preguntas que se van formulando en el mismo. Algunas de tus “cosas” terminarán en la papelera, otras las llevarás al sistema donde hayas decidido alojar todo tu material de referencia, otras pasarán a ser acciones (dentro de algún área, de algún proyecto, próximas acciones o no, irán a tu archivo de seguimiento con una fecha de inicio definida, pasarán a tu calendario, o se alojarán en el espacio temporal indefinido “Algún día”).

Para las que determines que son un objetivo que requiere de más de una acción para ser llevado a cabo, la opción del menú contextual al hacer click con el botón derecho de tu ratón “Convertir en proyecto” (imagen superior) te será útil (te recomiendo que en este caso además, le des un nombre adecuado a tu proyecto; Comprar zapatillas de running pasaría a ser zapatillas de running compradas de acuerdo a la norma de la metodología).

Ya tienes todas tus áreas, proyectos, acciones y contextos creados y tu sistema se ve resplandeciente. Ahora es momento de comenzar a utilizarlo (y mantenerlo). En este sentido, te aportaré algunas ideas sueltas que considero de suma importancia si pretendes utilizar Things3 para aplicar la metodología GTD (no están en orden de importancia alguno, ni estarán todas las que son, pero considero estas de ayuda para quien se inicia).

• No trabajes sobre la vista Hoy. Es algo muy tentador heredado de nuestros viejos modelos de organización personal pero que nos alejará de nuestro objetivo de implantar la metodología en nuestras vidas. En GTD no se planifica de este modo, no se elige o prioriza con anterioridad lo que harás hoy; en el momento de hacer debemos revisar nuestras listas de contextos y priorizar en ese momento qué es lo que vamos a acometer en base a nuestra situación, las herramientas que tengamos a mano, etc. Things no permite eliminar esta vista, y es necesaria para su funcionamiento dado el modo en que está concebida la aplicación, ya que cualquier acción con una fecha de inicio o vencimiento hoy aparecerá en esa vista (si es de vencimiento, en la barra lateral aparecerá además su recuento en un globo rojo, para llamar tu atención sobre ella). Mi consejo a este respecto es que cada día revises las acciones que han llegado a este contenedor y lo trates como un mero aviso de que esas acciones comienzan a estar disponibles. No es necesario priorizarlas, pasan a ser próximas acciones porque has decidido con anterioridad que hoy podrías comenzar a trabajar sobre ellas, pero recuerda que hay otras muchas acciones que tienes activas y sobre las que has decidido lo mismo. Ponles un contexto (si no lo tienen ya) o márcalas del modo que estimes para indicarte que son una próxima acción, y elimínales la marca de Hoy, de modo que desaparezcan de esta lista y solo las veas accediendo a tu contexto, del mismo modo que el resto de tus próximas acciones.

Vista En cualquier momento. En cabecera, los contextos que disponen de acciones activas para poder filtrar.

• Tu lugar de trabajo debería ser la vista En cualquier momento. En cabecera te aparecerán todas tus etiquetas/contextos que tengan algún ítem activo (imagen superior), y podrás filtrar de ese modo las acciones en el modo que desees. Recuerda que puedes filtrar más de una al mismo tiempo (pulsando la tecla Command al tiempo que las vas seleccionando).
• Siempre que dudes, no pongas fechas de vencimiento, pon contextos.
• Distingue de algún modo tus próximas acciones de las que no lo son. En mi caso, lo que hago es poner contexto únicamente a mis próximas acciones, y de ese modo al revisar mis listas de contextos veo estas acciones en exclusiva. Dado que Things permite filtrar por más de una etiqueta, si no te gusta mi método siempre puedes crear una etiqueta de “Próximas acciones” y etiquetarlas de este modo. Si lo haces así, recuerda que cuando estés en casa y quieras revisar tu lista para ver qué hacer, no deberás acceder a tu etiqueta Casa, sinó que deberás filtrar por Casa + Próximas acciones.
• Crea un área específica (abajo del todo, que en realidad no será tratada como un área como tal) o un contenedor fuera de Things para determinado material de “Algún día/Quizá”. Yo he implementado esto y me ha ayudado bastante; te explicaré el porqué. Como ya hemos visto, Things categoriza o divide el material que guardas en cada área separando primero tus proyectos activos, después tus acciones fuera de proyecto, después tus acciones programadas (archivo de seguimiento) y por último el material Algún día perteneciente a ese área. En tus revisiones deberás revisar (valga la redundancia) todo este material, y mantener material en estas zonas que no debe ser revisado crea confusión y ruido. Verás además listas interminables que te desalentarán, y tendrás que estar eligiendo qué es preciso revisar ahora y qué no lo es. Por ese motivo, yo solamente categorizo proyectos como Algún día y los dejo en el interior de su área cuando, aunque en determinada semana o semanas no los tenga activos porque he decidido no trabajar sobre ellos, se que sí lo haré en un futuro cercano. Si no es así, los llevo a ese segundo contenedor y los reviso con menor regularidad (en revisiones mensuales, o incluso trimestrales). Eso me ayuda a aliminar mucho ruido, a reducir esas listas, y a minimizar la fricción a la hora de acometer revisiones.
• Da un paso más allá y continúa aprendiendo. Lee, escucha podcasts, ve vídeos, consume contenido didáctico sobre la metodología. Solo tu serás capaz de “adaptar” una aplicación del mejor modo para tí mismo/a. El mejor modo es saber qué necesitas que te aporte, y ese conocimiento debes buscarlo en la metodología y no en una aplicación.

Conclusiones

¿Te ha gustado dar un repaso por lo que Things3 puede ofrecerte? ¿Te ha ayudado a decidirte por esta aplicación, o en su defecto a descartarla?

En cualquier caso, si te encuentras en alguna de esas dos opciones ya has dado un pequeño paso más hacia lo más importante. Te invito ahora a que regreses al inicio de la entrada y releas con calma el primer párrafo.

¿Listo/a para dedicar tus esfuerzos a implementar la metodología?

Nota: Hay una versión modernizada de este artículo en Aprendiendo GTD.