¿Quieres utilizar Things3 para aplicar GTD?

Things3 ha sido lanzada en Mayo 2.017. Ganadora de un Apple Design Award.
Things3 ha sido lanzada en Mayo 2.017. Ganadora de un Apple Design Award.

La aplicación. ¿Qué estructura nos ofrece Things3?

Vista principal vacía de Things3
Vista principal vacía de Things3
  • Entrada: El equivalente al buzón o bandeja de entrada.
  • Hoy: En esta vista aparecerán todas las acciones o proyectos cuya fecha de inicio o fecha límite esté estipulada para el día presente.
  • Programadas: Esta vista funciona como archivo de seguimiento, ordenando por fecha todas las acciones o proyectos con fecha de inicio o fecha límite futura.
  • En cualquier momento: Esta vista albergará todas las acciones sin una fecha definida, el lugar ideal para depositar tus próximas acciones.
  • Algún día: En esta vista podrás visualizar todas las acciones o proyectos que hayas marcado con la opción “Algún día” en el menú de fechas.
  • Registro: Un registro ordenado por fecha de todas tus acciones y proyectos completados.
  • Papelera: En este contenedor se alojará todo el material que hayas descartado o borrado. Solo aparece si no está vacía, de lo contrario no se muestra.
  • En el espacio inferior a las secciones ennumeradas, aparecerán tus proyectos y/o áreas cuando los hayas creado.

Acciones, proyectos y áreas de nuestro sistema GTD en Things3

Vista de menú de acción
Vista de menú de acción
  • Notas: Notas adjuntas a la acción, podremos aprovechar este espacio para añadir también enlaces como material de referencia (a algún lugar de la web, o a archivos o directorios que alojemos en nuestro ordenador o en la nube)
  • Cuándo: Este campo es para introducir la fecha de inicio. Podremos dejarlo en blanco si se trata de una acción que queremos tener disponible desde ya, o ponerle una fecha futura si aún no podemos tomar acción. Se ve representada por un pequeño icono con un calendario, y al hacer click sobre el mismo se despliega un pop-up que nos permite elegir fechas concretas o la temporalidad indefinida de “Algún día”. También es posible definir fechas repetitivas, para que las acciones se activen a intervalos regulares de tiempo (no profundizaré en este aspecto para no alargarme en exceso en este apartado, si te es de interés la propia ayuda de la aplicación podrá guiarte en este sentido).
  • Etiquetas: A través de este campo podremos añadir etiquetas a la acción. Es el campo idóneo para añadir nuestro contexto y poder posteriormente filtrar por el mismo. Se ve representada por un pequeño icono con una etiqueta.
  • Lista de verificación: Así es, Things3 permite añadir dentro de una acción una lista de verificación o checklist. Puede ser útil para cosas concretas, pero que esta opción no te lleve a error; en GTD cualquier resultado que requiera de más de una acción es un proyecto, así que trata de no hacer un uso inapropiado de esta opción. Cuando sea pertinente, crea tu proyecto y las acciones correspondientes. Se ve representada por un pequeño icono con un checklist. En la imagen inferior, cómo luce en Things3 para Mac.
  • Plazo: Con esta palabra quizá no muy afortunada, la aplicación se refiere a tu fecha límite. Se ve representada por un pequeño icono con una bandera, y su comportamiento al momento de hacer click es similar al de la sección Cuándo.
Vista de lista de verificación en el interior de una acción
Vista de lista de verificación en el interior de una acción
Vista de proyecto con acciones y encabezados, y menú emergente de proyecto activo
Vista de proyecto con acciones y encabezados, y menú emergente de proyecto activo
  • Finalizar proyecto: Se da por finalizado y pasa a nuestra vista de Registro.
  • Cuándo: Del mismo que en las acciones individuales, podremos añadir una fecha de inicio.
  • Añadir etiquetas: Con el fín que su nombre indica.
  • Añadir plazo: de nuevo lo mismo que en acciones individuales, podremos añadir una fecha de finalización objetiva.
  • Trasladar: Nos permite mover el proyecto a otro área de nuestro sistema (o fuera de cualquiera de ellas). Esto también podremos hacerlo “pinchando” sobre el proyecto en la lista lateral izquierda y arrastrándolo al destino que deseemos.
  • Repetir: Nos aporta opciones de repetición para, por ejemplo, proyectos de caracter regular que llevemos a cabo cada mes, cada trimestre, etc.
  • Duplicar proyecto: Como su nombre indica, lo duplica. Útil para utilizar, por ejemplo, un proyecto a modo de plantilla.
  • Eliminar proyecto: Elimina nuestro proyecto, lo envía a la papelera.
  • Compartir: Opciones de compartición del sistema macOS, para enviar a otras aplicaciones, etc.
Vista de menú de área, con varias áreas de ejemplo creadas en Things3
Vista de menú de área, con varias áreas de ejemplo creadas en Things3

Otros aspectos. Opciones de configuración de Things3.

Vista del menú Preferencias en Things3
Vista del menú Preferencias en Things3
  • General: Bajo este submenú podremos indicarle al software cuándo deseamos que las acciones o proyectos completados se trasladen al registro (inmediatamente, diariamente, o cuando lo hagamos manualmente), personalizar las notificaciones en el icono del Dock de la aplicación, indicarle si queremos que las acciones que aparezcan en la vista Hoy se agrupen por áreas o proyectos, y otras opciones de personalización.
  • Things Cloud: Things Cloud es el método de sincronización en la nube que los propios desarrolladores nos ofrecen. Si deseas que tu sistema se sincronice entre diferentes dispositivos deberás crear una cuenta e iniciar sesión en todos ellos.
  • Entrada rápida: Things3 nos propone dos métodos de entrada rápida. La primera es el método sencillo; indicándole el atajo de teclado que deseemos utilizar (o utilizando el que viene por defecto) podremos añadir acciones desde cualquier parte de nuestro sistema. La segunda es algo más completa y también más útil en ocasiones; para ponerla en funcionamiento precisaremos primero descargar un pequeño script de la página de los desarrolladores y que puedes encontrar aquí. Cuando este tipo de entrada está activado, podremos invocarla con texto seleccionado, un email, o incluso un archivo, y Things3 activará la entrada rápida pero con un enlace a esa selección ya relleno en las notas de la acción. Muy útil para, por ejemplo, disponer de un enlace de vuelta a un correo electrónico o una dirección web cuando deseamos recopilar información.
  • Eventos de calendario: Things3 nos permite sincronizar nuestros calendarios para darnos una vista reducida de los eventos del día en nuestras vistas Hoy y Programadas.
  • Recordatorios: La aplicación nos permite también importar recordatorios desde una lista concreta que podremos elegir en este apartado.
  • Archivo: Bajo este menú disponemos de accesos para crear acciones, proyectos, áreas, forzar actualización con Things Cloud, abrir una nueva ventana de Things3 y otras opciones.
  • Edición: Opciones para deshacer, seleccionar, etc.
  • Visualización: Accesos para ir a vistas predeterminadas, elegir cuántas acciones de las restantes en un proyecto o área deseamos ver en las vistas predeterminadas, u opciones relacionadas con las barras de herramientas.
  • Elementos: Varios accesos rápidos a las acciones más comunes (si hay algún ítem seleccionado).
  • Ventana: Opciones de zoom o de pantalla. Incluye acceso a un pop-up que muestra nuestras etiquetas y nos permite añadir/editar/eliminar, y podrás ordenarlas en el orden que estimes e incluso anidar unas dentro de otras.
  • Ayuda: Como su nombre indica, acceso al sistema de ayuda de la aplicación.

¿Cómo utilizar Things3 de un modo acorde a los principios de GTD?

Pop-up de entrada rápida en Things3
Pop-up de entrada rápida en Things3
Creación de áreas y proyectos en Things3
Creación de áreas y proyectos en Things3
Ventana de etiquetas/contextos en Things3
Ventana de etiquetas/contextos en Things3
Menú contextual de acción en Things3
Menú contextual de acción en Things3
  • No trabajes sobre la vista Hoy. Es algo muy tentador heredado de nuestros viejos modelos de organización personal pero que nos alejará de nuestro objetivo de implantar la metodología en nuestras vidas. En GTD no se planifica de este modo, no se elige o prioriza con anterioridad lo que harás hoy; en el momento de hacer debemos revisar nuestras listas de contextos y priorizar en ese momento qué es lo que vamos a acometer en base a nuestra situación, las herramientas que tengamos a mano, etc. Things no permite eliminar esta vista, y es necesaria para su funcionamiento dado el modo en que está concebida la aplicación, ya que cualquier acción con una fecha de inicio o vencimiento hoy aparecerá en esa vista (si es de vencimiento, en la barra lateral aparecerá además su recuento en un globo rojo, para llamar tu atención sobre ella). Mi consejo a este respecto es que cada día revises las acciones que han llegado a este contenedor y lo trates como un mero aviso de que esas acciones comienzan a estar disponibles. No es necesario priorizarlas, pasan a ser próximas acciones porque has decidido con anterioridad que hoy podrías comenzar a trabajar sobre ellas, pero recuerda que hay otras muchas acciones que tienes activas y sobre las que has decidido lo mismo. Ponles un contexto (si no lo tienen ya) o márcalas del modo que estimes para indicarte que son una próxima acción, y elimínales la marca de Hoy, de modo que desaparezcan de esta lista y solo las veas accediendo a tu contexto, del mismo modo que el resto de tus próximas acciones.
Vista En cualquier momento. En cabecera, los contextos que disponen de acciones activas para poder filtrar.
Vista En cualquier momento. En cabecera, los contextos que disponen de acciones activas para poder filtrar.
  • Tu lugar de trabajo debería ser la vista En cualquier momento. En cabecera te aparecerán todas tus etiquetas/contextos que tengan algún ítem activo (imagen superior), y podrás filtrar de ese modo las acciones en el modo que desees. Recuerda que puedes filtrar más de una al mismo tiempo (pulsando la tecla Command al tiempo que las vas seleccionando).
  • Siempre que dudes, no pongas fechas de vencimiento, pon contextos.
  • Distingue de algún modo tus próximas acciones de las que no lo son. En mi caso, lo que hago es poner contexto únicamente a mis próximas acciones, y de ese modo al revisar mis listas de contextos veo estas acciones en exclusiva. Dado que Things permite filtrar por más de una etiqueta, si no te gusta mi método siempre puedes crear una etiqueta de “Próximas acciones” y etiquetarlas de este modo. Si lo haces así, recuerda que cuando estés en casa y quieras revisar tu lista para ver qué hacer, no deberás acceder a tu etiqueta Casa, sinó que deberás filtrar por Casa + Próximas acciones.
  • Crea un área específica (abajo del todo, que en realidad no será tratada como un área como tal) o un contenedor fuera de Things para determinado material de “Algún día/Quizá”. Yo he implementado esto y me ha ayudado bastante; te explicaré el porqué. Como ya hemos visto, Things categoriza o divide el material que guardas en cada área separando primero tus proyectos activos, después tus acciones fuera de proyecto, después tus acciones programadas (archivo de seguimiento) y por último el material Algún día perteneciente a ese área. En tus revisiones deberás revisar (valga la redundancia) todo este material, y mantener material en estas zonas que no debe ser revisado crea confusión y ruido. Verás además listas interminables que te desalentarán, y tendrás que estar eligiendo qué es preciso revisar ahora y qué no lo es. Por ese motivo, yo solamente categorizo proyectos como Algún día y los dejo en el interior de su área cuando, aunque en determinada semana o semanas no los tenga activos porque he decidido no trabajar sobre ellos, se que sí lo haré en un futuro cercano. Si no es así, los llevo a ese segundo contenedor y los reviso con menor regularidad (en revisiones mensuales, o incluso trimestrales). Eso me ayuda a aliminar mucho ruido, a reducir esas listas, y a minimizar la fricción a la hora de acometer revisiones.
  • Da un paso más allá y continúa aprendiendo. Lee, escucha podcasts, ve vídeos, consume contenido didáctico sobre la metodología. Solo tu serás capaz de “adaptar” una aplicación del mejor modo para tí mismo/a. El mejor modo es saber qué necesitas que te aporte, y ese conocimiento debes buscarlo en la metodología y no en una aplicación.

Conclusiones

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Avanzando entre el cambio. Blogger, podcaster.

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Sergio Pantiga

Sergio Pantiga

Avanzando entre el cambio. Blogger, podcaster.

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