Introducción a GTD (Getting Things Done)

La productividad personal está de moda. Los tiempos avanzan deprisa, y en los entornos laborales cada día que pasa se nos exige más y más. A todos/as nos ocurre (u ocurrirá) que un día nos detenemos y nos damos cuenta de que estamos sobrepasados; tenemos muchas más cosas para hacer de las que físicamente podemos abarcar, y esa situación lejos de mejorar empeora con el tiempo. Por norma general, es en este momento cuando reconocemos que algo no funciona y decidimos buscar algún tipo de solución. Para esta introducción a GTD (Getting Things Done) he pensado en que nos hagamos algunas preguntas y pensemos juntos/as sobre las soluciones que propone y el porqué de ellas.

Listas para clasificar nuestras cosas por hacer

Qué es GTD y qué nos propone

Si te has dado cuenta de que esto te está ocurriendo, es muy probable que hayas comenzado tu búsqueda de “la solución mágica” y te hayas adentrado en el concepto global de “productividad personal”. Te habrás dado cuenta de que, rebuscando por Internet, se hace alusión a este concepto en centenas de formas diferentes (en algunos casos consejos aislados como formas de tratar el email por ejemplo, o metodologías completas compuestas de varias reglas más o menos complejas). Todas ellas te prometen grandes avances.

No te diré que eso sea falso. Probablemente no lo es. Para una persona que camina descalza y tiene la meta de llegar en el menor tiempo posible a un lugar concreto que se encuentra a decenas de kilómetros, disponer de unas buenas zapatillas es un avance considerable. Pero también podría disponer de una bicicleta, y eso sí que sería un avance ¿verdad?. ¿Y qué me dices de una motocicleta? Eso ya serían palabras mayores.

Pero antes de avanzar más, hay algo muy importante que debes tener en cuenta. No existen soluciones mágicas. Del mismo modo que no existen dietas milagro que consiguen hacerte adelgazar varios kilos sin esfuerzo, y sin recuperar después ese peso perdido en la mitad de tiempo que lo has perdido. Para adelgazar de un modo sano y sostenible debes cambiar hábitos y ser constante, y desde luego no es fácil. Los avances que puedes conseguir, que son muchos, van acordes al esfuerzo que deberás invertir en cambiar muchos de los hábitos que tienes asumidos como buenos (o que simplemente mantienes por comodidad), y sin embargo no lo son. Cambiarlos cuesta, porque se han “asentado” en nuestro cerebro a fuerza de repetir, y repetir, y repetir de nuevo un mismo modelo de actuación a lo largo de los años, cuando pensábamos que ese modo de hacer las cosas era el correcto.

Dentro de todas las innumerables ramificaciones que podríamos extraer de ese concepto de “productividad personal” se encuentra un método de organización personal que tiene su origen en un libro publicado en el año 2.001, “Getting Things Done” (GTD) cuyo autor es David Allen. Vamos a dar un paseo en esta primera entrada de la serie por algunas de sus características fundamentales, de un modo muy general, y profundizaremos en cada una de ellas y en sus cinco reglas básicas en las siguientes entradas.

El objeto de esta introducción no es tanto profundizar en el aspecto técnico, sino tratar de comprender “el porqué” del funcionamiento de la metodología y sus reglas, en qué se basan y porqué este método las propone. Soy de la firme convicción de que para asumir cambios de envergadura como es la implementación de un método de productividad personal (que pretende poner “patas arriba” varias de nuestras creencias y costumbres anteriores), el primer paso ineludible es comprender dicho método, saber porqué se hace qué, reflexionar sobre sus reglas y luchar para implementarlas e integrarlas en nuestro día a día tras su comprensión y aceptación. Solo así centraremos nuestro mayor esfuerzo en ello, y solo así lo conseguiremos.

Una síntesis sobre que nos propone GTD

Quizá nunca antes nos hemos aproximado intencionadamente al mundo de la productividad personal o a ninguna de sus numerosas metodologías, pero todos hemos hecho listas para organizarnos en algún momento, o utilizado una “agenda” más o menos formal. Nos hemos sentado y hemos organizado las cosas que teníamos que hacer (de las que nos acordábamos, claro, en ese momento en que nos vimos saturados y decidimos apuntarlo todo rápidamente en una lista para organizarnos). Tras apuntar unas cuantas cosas, hemos comenzado a distribuirlas; seguramente lo primero que hayas hecho es decidir cuales son más importantes y/o más urgentes, para ponerlas las primeras. Luego, si son muchas, repartirlas en días y ponerles su fecha a cada una. Y así podríamos seguir… lo hemos hecho todos. Craso error. Todos hemos pensado en su momento que era el método, pero hoy la ciencia dice que estábamos equivocados.

Lo que propone GTD no es complicado, y es incluso más que razonable si le damos la oportunidad de analizarlo con un poco de detenimiento. De un modo resumido podríamos decir que nos propone lo siguiente:

• Recopilar todo lo que pase por nuestra cabeza. Todo. El objetivo de ello es doble; por un lado se pretende que no se nos olvide nada (lo cual es ciertamente muy posible si no lo anotamos en el mismo momento en que pensamos sobre ello) y por otro eliminar ese estado de estrés constante que produce en nosotros estar tratando de recordar algo para que no se nos olvide. Si instauramos el hábito de recopilarlo todo en ese mismo momento, se convertirá en algo automático y nuestra cabeza lo asumirá, se relajará sabiendo que todas nuestras nuevas cosas se recogen y están a salvo.
• Desarrollar nuestro trabajo del mismo modo que se haría en una cadena de producción. Del mismo modo que en una fábrica, por ejemplo, una persona se dedicase a limpiar un producto, otra consecutiva en la cadena a meterlo en cajas y otra más detrás de ellas a precintar las cajas. Todas ellas estarán todo el tiempo desarrollando el mismo trabajo (la primera limpia un producto, detrás otro, detrás otro… la segunda empaqueta, empaqueta, empaqueta… y la tercera lo mismo con su cometido). No tienen que pensar demasiado, porque su cerebro se mete en el rol de la labor que están desarrollando. Proporcionalmente, una persona que lo hiciera todo tardaría más, porque a cada momento tendría que “cambiar el chip” para la labor concreta, coger la herramienta correcta destinada a esa labor, etc. El ejemplo no es todo lo bueno que podría ser, porque las personas que trabajan en una cadena de este tipo no tienen que pensar, ni decidir, hacen su trabajo de modo automático. GTD propone aprovechar este modo cuando es posible, haciendo todas las tareas de la misma naturaleza seguidas, de modo que “la adaptación inicial” de nuestro cerebro para hacer esa labor concreta sea aprovechada al máximo.
• Dividir todas las cosas que queremos/debemos hacer en acciones más pequeñas, siempre que sea posible. Esto generará mayor cantidad de acciones a desarrollar, pero podremos clasificarlas mejor según nuestras listas (que veremos a continuación) y cada uno de esos “objetivos” de menor envergadura supondrán una motivación extra a la hora de ponernos a hacer cosas. ¿A quien no se le atraganta ver una tarea como “Desarrollar y entregar informe de …”?. ¡Claro! Con tan solo verla se evidencia que conlleva un trabajo enorme por delante, implica buscar material de apoyo, desarrollar un informe que podría tener varias sub-secciones, revisar el borrador, etc. Esa “tarea” lleva 10, 15 o 20 acciones individuales implícitas. Si la dividimos, cada una de ellas será un pequeño paso más que nos invitará a avanzar.
• Establecer y mantener varias listas, no una lista única. Cada persona, en base a su situación personal/familiar/laboral, encontrará más útil tener unas u otras, o tener más o menos listas. Ahora mismo quizá estés pensando que tener varias listas lo que añade es una complicación innecesaria ¿Verdad? Pues dale una oportunidad, continúa leyendo y veremos porqué varias y cual es su fin.
• Establecer dichas listas en base a la preguntas “¿Qué necesito para hacer esto?” o “¿A quien necesito para hacer esto?”. La respuesta a la primera pregunta pueden ser herramientas o lugares por ejemplo (para comprar leche, necesitarás estar en la tienda o supermercado; para enviar un email, necesitarás un ordenador, tu teléfono, o una conexión a Internet). La respuesta a la segunda pregunta son, evidentemente, personas o colectivos. En base a esto, algún ejemplo de listas podrían ser “Oficina” (si trabajas en una oficina, habrá labores que precisarán de tu presencia allí), “Casa” (para tus tareas domésticas, por ejemplo), “Ordenador”, o el nombre de tu novio/a, esposo/a o jefe. Y es que si repartes todas tus tareas en este tipo de listas podrás, en cada momento, focalizarte en la lista o listas que en ese momento concreto te conviene.
• ¿No es absurdo que mientras que estás en la oficina y mires tu lista de cosas para hacer, estés viendo tareas que solo podrás hacer cuando estés en casa? Te roban claridad, engrosan una lista interminable que tienes que recorrer de arriba a abajo varias veces tratando de discernir qué cosas puedes hacer ahora mismo, en este preciso momento. Dividirlas te aporta claridad y te ahorra tiempo.
• Separar tus listas con acciones que puedes hacer ya, en cualquier momento que se manifieste adecuado para ello, de las que debes hacer en un momento concreto. Del mismo modo propone separar también todas aquellas listas que quieres conservar para hacer algún día pero no aún, o las listas donde relacionas aquellas cosas que le has pedido a alguien que haga por o para ti y debes tener controladas.
• Por último, revisar regularmente todas tus listas. De ese modo podrás tener actualizado tu sistema con todas esas cosas que han cambiado de rumbo, o que por circunstancias del destino ya no son necesarias. No será necesario que marques y remarques las cosas que entiendes importantes, porque revisarás tus listas y no las olvidarás (debes saber además que, en un entorno cambiante como el que vivimos, lo que es muy importante ahora puede no serlo mañana; no solo eso, además de no ser importante podría incluso no ser siquiera necesario de hacer).

¿Cual es el sentido de tanta complicación? Pues su sentido es muy sencillo, ¡y no es tan complicado como parece!

Si aplicas tu sentido común y piensas detenidamente sobre todo ello, estoy seguro de que te darás cuenta que:

1. Si anotas todo aquello que viene a tu cabeza, no olvidarás nada y tu mente se sentirá más relajada.
2. Si tratas de desarrollar tareas de la misma naturaleza en bloque avanzarás rápidamente.
3. Si divides todas tus tareas en acciones más simples tu motivación mejorará exponencialmente.
4. Si dispones de varias listas adecuadas a cada situación en la que te encuentres, te será mucho más sencillo consultarlas en el momento exacto en que necesitas hacerlo.
5. Si revisas tus listas asíduamente, te darás cuenta de que comenzarás a tener una sensación de control sobre todo lo que debes hacer que te aporta una inmensa tranquilidad, no olvidarás hacer nada necesario y podrás elegir qué es lo verdaderamente importante en el momento de hacerlo.

Cada una de las cosas citadas son indudablemente buenos hábitos productivos. Sin embargo, el secreto se encuentra en llegar a implementarlos todos ellos. Se complementan para ayudarnos a vivir sin el estrés que produce la desorganización o el miedo al olvido de cosas importantes, y para ayudarnos a decidir mejor qué hacer en cada momento, o qué dejar de hacer (lo cual es tan importante como lo primero).

No dudes en contactarme o dejar un comentario si quieres hacer algún aporte o tienes dudas, trataremos de resolverlas juntos/as.